Dlaczego w ogóle przepuszczać fakturę przez amerykańską spółkę?
Większość pytających zaczyna od tej samej obiekcji: „Mam klienta w USA, wystawiam mu fakturę z polskiej działalności, robi przelew SWIFT – niby po co mi jakiś pośrednik?” Odpowiedź jest nudno praktyczna: dział księgowości waszego klienta często nie chce słyszeć o zagranicznych przelewach. To dla nich papierologia, zgadywanie opłat banku odbiorcy i potencjalny ból głowy przy audycie. Panorama Systems daje im to, co znają – fakturę od firmy zarejestrowanej na Florydzie, z amerykańskim adresem i numerem EIN. Zapłacą tak, jakby płacili lokalnemu podwykonawcy, przez ACH albo czek.
Oczywiście, nie ma w tym żadnej magii podatkowej. Panorama nie staje się waszym pracodawcą, nie odprowadza składek ZUS ani nie rozlicza waszego PIT-u. Jesteście wciąż samodzielnym przedsiębiorcą i to wy ponosicie pełną odpowiedzialność za podatki w Polsce. My tylko wystawiamy fakturę w waszym imieniu, inkasujemy płatność i przekazujemy ją wam dalej. To wszystko.
Jak to wygląda w praktyce – krok po kroku
Proces jest banalny, ale bez czarowania. Dogadujecie się z klientem co do zakresu, stawki i terminu. Następnie informujecie nas – przez mail lub prosty panel – że mamy wystawić fakturę na konkretną kwotę i podmiot. My generujemy fakturę zgodną z wymaganiami IRS, z waszym nazwiskiem (lub nazwą firmy) jako dostawcą usług, i wysyłamy ją bezpośrednio do klienta. Klient płaci na konto Panoramy w banku amerykańskim. Gdy środki wpłyną, my potrącamy swoją prowizję i uruchamiamy przelew do was – w walucie i metodzie, którą wybraliście.
Cała różnica w porównaniu z bezpośrednią fakturą z Polski sprowadza się do tego, że to nie wy musicie tłumaczyć klientowi, jak wypełnić formularz W-8BEN i dlaczego odbiorca przelewu ma rachunek z PL w IBAN-ie. My przejmujemy tę robotę, a wy dostajecie raport o rozliczeniu – i na tym nasza rola się kończy. Żadnego podpisywania umów o pracę, żadnych ograniczeń co do liczby kontraktów.
Co to kosztuje i czego to nie załatwia
Opłata jest zawsze procentem od wartości faktury – potrącamy ją w momencie, gdy pieniądze od klienta wpłyną na nasze konto. Nie ma ukrytych kosztów subskrypcji, nie trzeba płacić z góry. Ile dokładnie wynosi ten procent, zależy od wolumenu i stałej współpracy, ale można założyć, że jest to koszt porównywalny z prowizją kantoru internetowego przy przewalutowaniu.
Czego ten model nie rozwiązuje: po pierwsze, ryzyko niepłacenia zostaje po waszej stronie. Jeśli klient nie zapłaci faktury, my nie mamy z czego potrącić prowizji – i wy też nie zobaczycie pieniędzy. Po drugie, nie jesteśmy biurem księgowym i nie podpowiemy, czy taki przychód wrzucić w ryczałt czy w skalę podatkową. Musicie sami – albo z własną księgową – zdecydować, jak to rozliczyć w KPiR i co z VAT-em. Po trzecie, nie występujemy jako strona umowy z klientem końcowym; nadal to wy odpowiadacie za jakość i terminowość dostarczonej usługi.
Jak pieniądze trafiają do Poznania
Mamy kilka opcji wypłaty, bo każdy ma inne preferencje. Możecie wybrać przelew lokalny w złotówkach na polski rachunek bankowy – wtedy zajmujemy się przewalutowaniem po kursie z dnia przelewu. Jeśli wolicie trzymać dolary, prześlemy je przez SWIFT albo Wise na wasze konto walutowe. Dla zwolenników kryptowalut jest też opcja USDT (ERC-20 lub TRC-20), co bywa wygodne, gdy chcecie szybko zamienić dolarowe tokeny na BTC lub gotówkę.
Nie obiecujemy, że przelew dotrze w 24 godziny. SWIFT potrafi wędrować trzy dni robocze, a Wise i USDT zwykle są szybsze, ale żaden bank nie daje gwarancji. To, co możemy zagwarantować, to że uruchamiamy wypłatę zaraz po zaksięgowaniu środków od klienta.