Cara menulis proposal freelance yang benar-benar dibalas klien

Apa yang membuat proposal dibaca sampai selesai

Klien yang menerima banyak proposal biasanya membaca beberapa baris pertama, lalu memutuskan apakah lanjut atau tidak. Baris pembuka yang menyebutkan proyek mereka secara spesifik, bukan sapaan umum yang bisa dikirim ke siapa saja, adalah yang membuat mereka lanjut membaca. Kalau proposal Anda bisa dikirim tanpa perubahan ke klien mana pun, kemungkinan besar itu yang mereka rasakan saat membacanya juga.

Setelah baris pembuka, yang mereka cari berikutnya adalah bukti bahwa Anda memahami masalah yang sedang mereka hadapi, bukan sekadar daftar keahlian Anda. Satu atau dua kalimat tentang bagaimana Anda akan mendekati masalah itu biasanya lebih meyakinkan daripada paragraf panjang tentang pengalaman Anda secara umum.

Panjang bukan masalah utamanya, kepadatan yang jadi masalah. Proposal singkat yang setiap kalimatnya menambahkan informasi baru terasa lebih dihargai waktunya daripada proposal panjang yang mengulang hal yang sama dengan kata-kata berbeda. Kalau Anda membaca ulang draf Anda dan menemukan kalimat yang bisa dihapus tanpa mengubah maknanya, hapus saja.

Yang membuat proposal langsung dihapus

Ada beberapa pola yang membuat klien berhenti membaca. Proposal yang jelas ditempel dari templat generik tanpa penyesuaian sama sekali. Pertanyaan yang jawabannya sudah ada di deskripsi proyek, tanda Anda belum membacanya dengan saksama. Klaim berlebihan yang tidak masuk akal, seperti janji menyelesaikan sesuatu yang rumit dalam waktu yang tidak realistis. Dan kesalahan tata bahasa yang cukup banyak sehingga klien ragu Anda bisa menulis laporan status yang jelas nantinya.

Klien tidak mengharapkan bahasa Inggris yang sempurna dari penutur non-native. Yang mereka nilai adalah apakah tulisan Anda cukup jelas untuk dipahami tanpa usaha ekstra.

Pola lain yang sering luput disadari adalah nada yang terlalu memohon atau sebaliknya terlalu percaya diri sampai terdengar meremehkan proyeknya. Klien mencari kolaborator yang setara, bukan seseorang yang terdengar putus asa mendapat pekerjaan apa pun, atau sebaliknya seseorang yang terdengar sudah tahu semua jawaban sebelum benar-benar memahami situasinya.

Cara menunjukkan pekerjaan Anda

Kalau Anda punya sesuatu yang bisa ditunjukkan, tautkan langsung ke bagian yang paling relevan dengan proyek ini, bukan ke halaman depan portofolio yang mengharuskan klien mencari sendiri. Kalau proyek terikat NDA dan tidak bisa ditunjukkan, jelaskan masalahnya secara umum tanpa detail rahasia, dan tawarkan percakapan singkat untuk membahas pendekatan teknisnya. Klien yang serius biasanya lebih menghargai kejujuran soal keterbatasan ini daripada portofolio yang terasa dipaksakan.

Kalau Anda memilih beberapa contoh dari banyak pilihan yang ada, pilih yang paling dekat dengan masalah klien saat ini, bukan yang menurut Anda paling mengesankan secara umum. Sebuah proyek kecil yang sangat relevan dengan kebutuhan mereka biasanya lebih meyakinkan daripada proyek besar yang tidak nyambung dengan apa yang sedang mereka cari.

Cara membahas cakupan kerja tanpa terlihat kaku

Menyebutkan cakupan kerja di proposal awal bukan berarti menulis kontrak lengkap. Cukup tunjukkan bahwa Anda sudah memikirkan tahapan besarnya, apa yang termasuk dan apa yang mungkin perlu dibahas lebih lanjut sebelum mulai. Ini juga kesempatan untuk menyebutkan kalau ada bagian dari permintaan klien yang menurut Anda perlu diperjelas lebih dulu. Klien menghargai spesialis yang mengajukan pertanyaan yang tepat sebelum menyanggupi semuanya begitu saja.

• Sebutkan proyek mereka secara spesifik di baris pertama
• Tunjukkan pemahaman soal masalahnya, bukan sekadar daftar keahlian
• Tautkan langsung ke pekerjaan yang paling relevan
• Ajukan satu atau dua pertanyaan yang menunjukkan Anda sudah berpikir soal cakupan kerja

Hindari juga dua kesalahan yang berlawanan arah. Menyanggupi semua permintaan klien tanpa syarat apa pun, yang membuat Anda terikat pada estimasi yang belum tentu realistis. Atau sebaliknya, membuat daftar syarat dan batasan yang begitu panjang sehingga proposal Anda terasa lebih seperti kontrak daripada ajakan berdiskusi.

Setelah proposal terkirim

Kalau klien menjawab, respons Anda berikutnya sama pentingnya dengan proposal itu sendiri. Jawaban yang cepat, jelas, dan langsung ke pertanyaan yang mereka ajukan membangun kepercayaan lebih jauh daripada proposal terbaik sekalipun. Kalau tidak ada jawaban sama sekali, itu bukan berarti proposal Anda buruk, klien sering menerima lebih banyak proposal daripada yang bisa mereka balas satu per satu.

Menindaklanjuti proposal yang belum dijawab juga wajar dilakukan, asalkan tidak berlebihan. Satu pesan singkat setelah beberapa hari, menanyakan apakah masih ada kebutuhan yang bisa Anda bantu, biasanya diterima dengan baik. Mengirim beberapa pesan susulan dalam waktu singkat justru cenderung berbalik menjadi alasan klien mengabaikan Anda sepenuhnya.

Di Panorama Systems, prosesnya sedikit berbeda karena Anda tidak menulis proposal untuk setiap proyek. Anda melamar satu kali, dan ketika proyek yang cocok muncul, kami yang menghubungi Anda dengan cakupan kerja yang sudah ditulis jelas sejak awal.

Proposal yang ditulis untuk siapa saja biasanya berakhir tidak dibaca oleh siapa pun.