Die üblichen drei Wege – und ihre Stolpersteine
Viele Stuttgarter Entwickler versenden einfach eine Rechnung von ihrem deutschen Freelancer-Konto aus. Der US-Kunde muss dann eine internationale Überweisung tätigen, was oft mit SWIFT-Gebühren, Wartezeiten und einem unsicheren Wechselkurs verbunden ist. Für kleinere Beträge kann das schnell unwirtschaftlich werden.
Andere gründen eine eigene LLC in den USA, um ein lokales Konto zu bekommen. Das eröffnet zwar den Zugang zum US-Zahlungsverkehr, bringt aber Gründungskosten, laufende Steuererklärungen und Compliance-Aufgaben mit sich – ein erheblicher Aufwand für Einzelpersonen.
Die dritte Variante sind Plattformen, die Freelancer und Kunden zusammenbringen und die Abrechnung gleich mit abwickeln. Solche Dienste sind einfach zu starten, verlangen aber hohe Gebühren und stufen den Entwickler oft als austauschbaren Dienstleister ein, was die eigene Positionierung schwächen kann.
Der vierte Weg: Ein Merchant of Record übernimmt die Abwicklung
Bei diesem Modell tritt ein US-Unternehmen – der Merchant of Record – als Rechnungssteller gegenüber dem Kunden auf. Der Kunde sieht eine gewohnte Rechnung von einer amerikanischen Firma und kann über sein normales Buchhaltungssystem bezahlen. Rechtlich bleibt der Freelancer der Erbringer der Leistung, nicht Angestellter des Merchants.
Für den Freelancer bedeutet das: Er schickt keine Rechnung mehr ins Ausland, sondern bekommt seine Vergütung vom Merchant of Record ausbezahlt. Dieser behält eine Servicegebühr ein. Die steuerliche Verantwortung bleibt vollständig beim Freelancer – das Modell ändert nichts an der Pflicht, Einnahmen im eigenen Land zu versteuern.
Es ist ein Weg, der besonders dann interessant wird, wenn der Kunde ein Problem mit internationalen Zahlungen hat oder wenn man sich den Aufwand einer eigenen US-Präsenz nicht leisten will.
So läuft es mit Panorama Systems Florida LLC
Der Freelancer teilt seinem US-Kunden mit, dass die Abrechnung über Panorama Systems Florida LLC läuft. Panorama Systems erstellt dann eine Rechnung mit Sitz in Florida und verschickt sie direkt an den Kunden. Sobald der Kunde gezahlt hat, wird der Betrag abzüglich der Servicegebühr an den Freelancer weitergeleitet.
Die Auszahlung kann über verschiedene Wege erfolgen – der Freelancer entscheidet selbst, was am besten passt. Möglich sind Wise, SWIFT, eine lokale Banküberweisung in Euro oder auch eine Auszahlung in USDT. Bedingungen oder Dauer können je nach gewählter Methode variieren; eine pauschale Garantie gibt es nicht.
Panorama Systems beschäftigt keine Entwickler in Stuttgart und gibt keine Steuerberatung. Wer den Service nutzt, bleibt selbstständig und ist für seine eigene Buchführung und Steuererklärung verantwortlich.
Was das für Stuttgarter Entwickler bedeutet
Stuttgart ist traditionell ein Zentrum für Automotive und Embedded Software. Viele Entwickler arbeiten für US-Automobilhersteller oder deren Zulieferer und sind es daher gewohnt, auf Englisch zu kommunizieren und in Projekten zu denken, die über mehrere Zeitzonen laufen. Die sechs Stunden Zeitverschiebung zur US-Ostküste sind dabei oft praktisch: Während der Stuttgarter Mittagspause beginnt drüben der Arbeitstag.
Mit einem Merchant of Record entfällt zumindest die Komplikation, dass die US-Rechnungsabteilung eine ausländische Rechnung freigeben muss. Die deutsche Auftraggeber-Auftragnehmer-Beziehung bleibt unberührt, und man kann sich auf die technische Arbeit konzentrieren. Wichtig ist, dass der Freelancer seine Ausgaben transparent kalkuliert, damit die Servicegebühr des Merchants einkalkuliert ist.