Quy trình từng bước: từ đăng ký đến khi khách nhận hóa đơn
Bắt đầu bằng việc tạo tài khoản trên hệ thống của PANORAMA SYSTEMS. Bạn cung cấp thông tin cơ bản về bản thân và cách bạn muốn nhận thanh toán. Sau khi tài khoản được kích hoạt, mỗi lần cần xuất hóa đơn cho một dự án, bạn chỉ cần gửi yêu cầu với số tiền và mô tả công việc.
Phía PANORAMA SYSTEMS sẽ kiểm tra thông tin và tạo một hóa đơn dưới danh nghĩa công ty Mỹ, gửi trực tiếp đến khách hàng của bạn. Trên hóa đơn, tên bên bán là PANORAMA SYSTEMS FLORIDA LLC cùng địa chỉ tại Sunny Isles Beach, Florida. Không hề có thông tin nào về cá nhân bạn hay về Việt Nam xuất hiện. Điều này giúp bộ phận kế toán của khách chỉ phải xử lý một giao dịch nội địa.
Bạn có thể yêu cầu hóa đơn một lần hoặc định kỳ, tùy thỏa thuận với khách. Mọi trao đổi về hóa đơn diễn ra trên nền tảng riêng, không ảnh hưởng đến giao tiếp trực tiếp giữa bạn và khách hàng về công việc kỹ thuật.
Khách hàng của bạn thấy gì ở phía họ?
Khi khách hàng nhận được hóa đơn, họ thấy một chứng từ tiêu chuẩn từ một doanh nghiệp có địa chỉ tại Mỹ. Số tiền hiển thị bằng USD, các dòng mô tả công việc có thể giữ nguyên như bạn đã điền. Khách chỉ cần thanh toán như mọi hóa đơn nội địa khác — qua chuyển khoản ACH, séc, hoặc thẻ tín dụng tùy vào thiết lập thanh toán của PANORAMA SYSTEMS.
Bộ phận accounts-payable của khách không cần điền biểu mẫu cho thanh toán quốc tế, không phải lo tỷ giá hay mã SWIFT. Mọi xác nhận thuế, biểu mẫu W-9 hay W-8 cũng do PANORAMA SYSTEMS cung cấp với tư cách pháp nhân Mỹ. Điều này cắt giảm ma sát hành chính mà freelancer ở nước ngoài thường gặp.
Việc khách chỉ thấy một công ty Mỹ cũng làm tăng mức độ tin cậy. Họ có thể tra cứu PANORAMA SYSTEMS qua các kênh đăng ký doanh nghiệp công cộng của Florida, xác minh rằng đối tác thanh toán là hợp pháp.
Các cách nhận tiền về Hải Phòng
Sau khi khách thanh toán thành công, PANORAMA SYSTEMS giữ một khoản phí dịch vụ và chuyển phần còn lại đến bạn. Phí này được thông báo rõ ràng trước khi bạn yêu cầu hóa đơn, không có chi phí ẩn. Bạn được chọn kênh nhận tiền phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Nếu bạn muốn tiền về thẳng tài khoản ngân hàng Việt Nam, có thể chọn chuyển khoản nội địa bằng VND thông qua các ngân hàng địa phương. Nếu cần USD, lựa chọn chuyển qua SWIFT hoặc nhận qua tài khoản USD ở nước ngoài. Đối với những ai quen dùng tiền mã hóa, USDT cũng là một kênh thanh toán được hỗ trợ. Việc xử lý diễn ra sau khi khoản thanh toán từ khách đã được xác nhận, thường tuân theo lịch thanh toán định kỳ của hệ thống.
Thời gian thực tế từ lúc khách trả tiền đến khi tiền vào tài khoản của bạn phụ thuộc vào kênh bạn chọn và múi giờ xử lý. Bạn nên kiểm tra trước giới hạn chuyển tiền và phí trung gian nếu có từ phía ngân hàng hoặc nền tảng nhận.
Giấy tờ và nghĩa vụ thuế của bạn
PANORAMA SYSTEMS không phải là chủ lao động của bạn. Công ty không khấu trừ thuế thay bạn, không cấp mẫu khai thuế cá nhân tại Mỹ và cũng không đưa ra tư vấn về thuế. Bạn làm việc như một nhà cung cấp dịch vụ độc lập và vẫn phải tự kê khai thu nhập, nộp thuế theo quy định của Việt Nam.
Ở Hải Phòng cũng như các tỉnh thành khác, thu nhập từ phần mềm viết cho khách hàng nước ngoài có thể thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng hoặc các nghĩa vụ khác tùy vào hình thức hoạt động. Bạn nên tham vấn kế toán am hiểu về giao dịch xuyên biên giới để xác định cách hạch toán đúng.
Khi cần đối chiếu, PANORAMA SYSTEMS cung cấp sao kê điện tử chi tiết từng giao dịch. Bạn có thể dùng các bảng kê này để theo dõi doanh thu và phục vụ kê khai thuế cá nhân.